Project

General

Profile

Как организовать контроль поручений на предприятии.

Вводная часть.

Самые первые положительные результаты от внедрения систем электронного документооборота (СЭД) предприятия, как правило, получают от самого простого её функционала, а именно от контроля поручений. И именно контроль поручений оказывается самым простым способом вовлечь сотрудников в использование СЭД.
С одной стороны, Поручение это не документ, это всего лишь запись о том, что руководитель поставил своему подчинённому на исполнение одну или несколько задач с определёнными сроками выполнения. Это означает что никого в этот момент не волнует будет ли поручение отпечатано на фирменном бланке, пройдёт ли какие-то процедуры согласования и утверждения, в отличие от, скажем, Распоряжения.
С другой стороны, поручение это документ, поскольку имеет автора и корреспондента (исполнителя задания), получает свой уникальный регистрационный номер, а в ходе его исполнения могут быть подготовлены материалы которые важны для деятельности предприятия.
Возможно, ни Вы, ни сотрудники вашего предприятия ещё не готовы к использованию электронных документов в своей работе, тогда, начав с задачи контроля поручений, Вы сможете оценить насколько удобнее использовать электронный документооборот.
В этой статье мы рассмотрим как сделать эти первые шаги к электронному документообороту с помощью открытого программного обеспечения «Доцеро».

Установка сервера «Доцеро»

Для работы системы необходимы:
  • сервер управления базами данных Oracle MySQL,
  • сервер приложений Oracle Glassfish на выделенный или рабочий компьютер,
  • собственно «Доцеро», как приложение Oracle Glassfish

Эти шаги описаны на нашем сайте в разделе установка приложения.

Включение нужных нам приложений

Изначально портал «Доцеро» включает в себя минимум приложений необходимых для своей работы и ничего из приложений СЭД. Поэтому нам нужно открыть приложение «Настройки портала» и добавить нужные нам, для этого:

  1. в главном меню портала выбираем пункт «Мои настройки» — «Настройка портала»;
  2. в открывшемся приложении выбираем закладку «приложения портала»;
  3. нажимаем кнопку «зарегистрировать из списка»;
  4. выбираем «Документ», «Справочник организации», «Подготовка документов», «Личный кабинет», «Библиотека документов»;
  5. нажимаем кнопку «зарегистрировать выбранные».Теперь нужно создать собственную страничку (через меню «Мои настройки» - «Настройка страницы») , расположить на ней приложения «Личный кабинет», «Справочник организации» и «Библиотека документов» - пример. Здесь и далее - « пример » - это ссылка на одну из страниц руководства - первые шаги.

Сразу же после этого разумно сделать такую страничку шаблонной для будущих пользователей системы — пример.

Создание шаблона поручения

Мы настроили шаблонную страничку для пользователей. Для себя, как администратора системы, сделаем ещё одну страничку (через главное меню «Мои настройки» - «Настройка портала» кнопка «Добавить страничку») и разместим на ней приложение «Подготовка документов». В этом приложении мы всего лишь добавим стандартный шаблон «поручения» в систему, для этого:
  1. выберем пункт «Создать новый шаблон — на основе поручения»;
  2. придумаем общее имя для журналов регистрации поручений и введём его в поле «журнал регистрации» (пусть это имя будет — поручения);
  3. нажмём кнопку «Сохранить».

Теперь наш портал умеет создавать черновики поручений, но ещё не умеет их регистрировать.

Создание журналов регистрации поручений

В предыдущем пункте мы уже создали шаблон поручения, который будут использовать наши сотрудники, и даже ввели для него имя категории журналов (поручения). Теперь пора разобраться с журналами.

Простой и, как правило, достаточный вариант это использование одного журнала регистрации поручений на всю организацию. Для этого:

  1. в приложении «Библиотека документов» выбираем папку «Журналы»;
  2. нажимаем кнопку «завести журнал»;
  3. вводим наименование (например: Журнал регистрации поручений);
  4. вводим индекс, эта та часть которая будет подставляться перед регистрационным номером документа (например ПОР);
  5. вводим категорию журнала, это то что мы уже придумали (у нас поручения);
  6. нажимаем кнопку «Сохранить изменения».

Более сложный вариант - это использование нескольких журналов в разных подразделениях организации. Такой подход даёт возможность прямо по списку номеров понять какое подразделение издало поручение. Для этого, выполняем полностью процедуру описанную выше, но, перед сохранением, нового журнала выставляем флажок «шаблон».

Выбор за Вами, но проще поддерживать один журнал чем несколько, ведь при втором варианте, создавая новое подразделение, Вы всегда должны будете вспомнить о том, нужно ли ему задавать индекс (должен ли для него вестись отдельный журнал) или нет.

Создание справочника организации

В приложении «Справочник организации» уже есть одно подразделение — корневое подразделение организации. В нём мы можем создавать сотрудников и подразделения — пример.

Работу по сопровождению справочника можно распределить, предоставив необходимые полномочия. Делается это так:

  1. через главное меню «Мои настройки» - «Настройки портала»;
  2. на закладке «Группы» мы добавляем группу «Группа сотрудников отдела кадров»;
  3. в поле «члены группы» мы добавляем нужного сотрудника;
  4. нажимаем «Сохранить настройки».

Что это за имя группы такое и можно ли его изменить? - Это имя которое прописано в настройках приложения и его действительно можно изменить, для этого в том же приложении на закладке «приложения портала»:

  1. нажимаем на название приложения «Справочник организации»;
  2. в разделе «параметры» напротив параметра «UserManagers» видим имя этой группы;
  3. правим имя группы ка нам нравится и нажимаем «Сохранить настройки»;
  4. а теперь добавляем уже группу с нужным нам наименованием.

Важно для каждого подразделения указать его руководителя, а если подразделение находится в зоне ответственности одного из руководителей предприятия, то и указать его как куратора подразделения.

Что мы получили

У нас есть:

  • через меню «Создать» мы видим пункт «Поручение» и каждый пользователь может создать поручение;
  • у нас задан порядок регистрации созданных поручений;
  • у нас заведены пользователи портала и для все они начнут работать с одинаковой страницы с одинаковым расположением приложений;
  • заданы подразделения и их руководители, руководители могут просматривать личные кабинеты подчинённых и видеть их текущие работы;
  • руководители подразделений в «Библиотеке документов» могут создавать папки в структуре папок своих подразделений.

Что мы пропустили из того, что нам может понадобиться?

  • В приложении «Справочник организации» мы можем указать ещё и группу ИТ-администраторов, которые смогут изменить пароль пользователя если он его забыл или при первоначальном заведении пользователя. Это делается аналогично добавлению группы «Группа сотрудников отдела кадров», а интересующий нас параметр приложения называется «NetAdmins».
  • В приложении «Подготовка документов» мы можем указать группу сотрудников которые смогут изменять и добавлять шаблоны документов, см. параметр приложения «Managers».
  • В приложении «Библиотека документов» мы можем завести папки для хранения поручений по различным тематикам и предоставить права группам пользователей на создание папок в корне организации (параметр приложения RootFolderCreators) и просмотра и изменения любых папок (параметр приложения AllFolderModifiers).